Sevkiyat Evrakları: İrsaliye, Taşıma Senedi ve Teslim Belgesi

Yük sevkiyatında evrak, formalite değil koruma aracıdır. Bir hasar, kayıp ya da teslim tartışması çıktığında elinizde ne olduğu belirleyicidir. Bu yazıda yurt içi sevkiyatta karşınıza çıkacak temel belgeleri açıklıyoruz.

Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; vergi ve mevzuat yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.

Sevk irsaliyesi

Malın göndericiden alıcıya sevk edildiğini gösteren belgedir ve malı gönderen tarafından düzenlenir. Mal hareketinin resmi kaydıdır; faturadan bağımsızdır ve mal araca yüklenmeden önce düzenlenmiş olmalıdır.

İçinde bulunması gerekenler: gönderici ve alıcı bilgileri, malın cinsi ve miktarı, düzenleme tarihi ve fiili sevk tarihi, taşıyıcı bilgisi.

Taşıma irsaliyesi

Taşımayı yapan nakliye firması tarafından düzenlenir ve araçta taşınan yüklerin dökümünü gösterir. Parsiyel taşımada bir araçta birden fazla göndericinin yükü bulunduğu için bu belge özellikle önemlidir.

Denetimlerde aracın hangi yükü kimden alıp kime götürdüğünü bu belge ispatlar.

Teslim belgesi (teslim tutanağı)

Yükün alıcıya teslim edildiğini, kaç parça teslim edildiğini ve teslim anındaki durumunu gösteren belgedir. Alıcı tarafından imzalanır.

Bu belge hasar ve eksik tartışmalarında en kritik dayanaktır. Alıcı, yükü teslim alırken paketlerde görünür hasar varsa bunu teslim belgesine yazmalı ve ardından imzalamalıdır. 'Sonra bakarım' diyerek kayıtsız imza atmak, sonraki hasar talebini zayıflatır.

Taşıma sözleşmesi

Düzenli sevkiyatı olan kurumsal müşterilerde tek tek iş bazında değil, çerçeve sözleşmeyle çalışmak doğru olandır. Sözleşmede şunlar yer alır: hizmet kapsamı, tarife, ödeme koşulları, sorumluluk sınırları, sigorta kapsamı ve hasar durumunda izlenecek süreç.

Sözleşmenin asıl faydası sorun çıkmadığında değil, çıktığında görülür. Kimin neyden sorumlu olduğu önceden yazılıysa tartışma kısa sürer.

Sigorta ve değer beyanı

Taşıma sigortası genellikle standart bir limit üzerinden çalışır. Yükünüzün değeri bu limitin üzerindeyse değer beyanında bulunmanız gerekir; aksi halde hasar durumunda tazminat beyan edilen değer üzerinden değil, standart limit üzerinden hesaplanır.

Yüksek değerli gönderilerde bu adımı atlamayın. Değer beyanı genellikle küçük bir ek maliyet yaratır ama karşılığında gerçek koruma sağlar.

Pratik kontrol listesi

1. Sevk irsaliyeniz mal araca yüklenmeden önce hazır olsun.
2. Taşıyıcı firmanın taşıma irsaliyesi düzenlediğinden emin olun.
3. Yüksek değerli yükte değer beyanı yapın.
4. Alıcınızı teslim alma prosedürü konusunda bilgilendirin.
5. Teslim belgesinin bir kopyasını isteyin ve saklayın.
6. Düzenli sevkiyatınız varsa çerçeve sözleşme yapın.